Location salle des fêtes

Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les conditions d’utilisation de la salle des fêtes
communale de la Mairie annexe de Sainte-Anne et ses équipements communaux, afin d’assurer le bon
déroulement des évènements et le respect des lieux.
Ce règlement ne concerne que l’occupation occasionnelle de la salle des fêtes et le prêt des
équipements, ainsi que leurs conditions de location.
La Commune de Saint-Benoît est prioritaire sur l’utilisation, le prêt ou encore la location de la salle et
de ses équipements.
 

La salle des fêtes est réservée aux activités organisées par les associations (de la Commune ou autres), les scolaires, les organismes publics ou privés, à des entreprises privées ou à des particuliers résidents ou non-résidents dans la Commune souhaitant organiser des réunions, des manifestations ou encore des soirées festives.
Sont expressément exclues les activités qui, par leurs actes, risqueraient de troubler l’ordre public.
Toutes manifestations politiques, à caractère sexuel ou racial sont interdites.
Toutes organisations de manifestations concernant les jeux de hasard et d’argent sont strictement interdites.
Les manifestations organisées par des particuliers sont exclusivement d’ordre familial, à but non lucratif, et ne doivent pas comporter d’entrées payantes.
La location de la salle des fêtes implique l’acceptation pleine et entière du présent règlement d’utilisation.

La Salle des fêtes de la Mairie Annexe de Sainte-Anne
Adresse : 12 Chemin Morange - 97437 Saint-Benoît
Téléphone : 0262 51 03 30
Superficie : 290 m²
Capacité maximale : 290
Jours de mise en location : Vendredi, Samedi et dimanche
Horaires : 08h00 à 2h00 (Toute activité doit se terminer au plus tard à 1h00 du matin et le lieu doit être
libéré avant 2h00 du matin).
Mise à disposition de l’ascenseur fonctionnant avec un système à digicode pour accéder à l’étage.

Direction responsable de la gestion de la location : Direction Citoyenneté - Mairie Annexe de Sainte-Anne

Liste des équipements mis à disposition :
- Tables rondes pliables (en fonction de l’effectif déclaré)
- Chaises (en fonction de l’effectif déclaré)
- Une (1) armoire réfrigérée négative
- Une (1) armoire réfrigérée positive
- Une (1) machine à glaçons.

La demande de location de la salle des fêtes doit impérativement être formulée par écrit et être adressée à « Monsieur Le Maire de la Commune de Saint-Benoît – 21 bis Georges Pompidou – BP 61 – 97 470 Saint-Benoît », par voie postale ou par mail à [email protected]
Aucune demande verbale ou téléphonique ne sera traitée.

Cettee demande devra être accompagnée :
- D’une photocopie d’un justificatif de domicile
- D’un justificatif d’identité
- D’une attestation d’assurance responsabilité civile
- De l’attestation de prise de connaissance du règlement intérieur
- D’un RIB.
Par ailleurs, les associations devront également joindre :
- Les statuts de l’association
- Le numéro de SIRET ou SIREN
- Un justificatif d’identité du président.

Il vous sera demandé de justifier l’objet de la manifestation.
L’enregistrement des demandes de réservation se feront dans l’ordre de leur arrivée au plus tôt douze
(12) mois avant la date de l’évènement et au plus tard un (1) mois avant la date de l’évènement.

Les particuliers et les organismes extérieurs de la ville de Saint-Benoît pourront réserver la salle
uniquement deux mois avant la date de location.
Les réservations ne seront effectives qu’à la réception de l’accord écrit de Monsieur Le Maire.
En cas de comportement déviant ou inapproprié avant, pendant et après la manifestation vis-à-vis des locaux et/ou de l’agent communal en charge de la gestion de la salle, ou d’impayés, la Commune de Saint-Benoît se réserve le droit d’annuler les futures réservations de la salle.

Seul un décès d’un ascendant ou d’un descendant donnera droit à un remboursement de la location ainsi que le dépôt de garantie.
En cas de résiliation du contrat pour un autre motif, le preneur ne pourra demander aucune compensation financière, à l’exception du remboursement du dépôt de garantie.
La Commune de Saint-Benoît se réserve le droit de rompre sans délai le contrat, s’il est porté à sa connaissance, des mauvais agissements, fausses déclarations ou tous actes contraires à la loi impliquant le preneur. Dans ce cas, le montant total de la location restera dû à la ville de Saint-Benoît.
Le montant de la caution sera restitué au preneur.
La Commune de Saint-Benoît est prioritaire dans l’utilisation de la salle.

La personne signataire du contrat est responsable de l’évènement organisé.

Elle devra être présente pendant toute la durée de la location prévue et pouvoir présenter l’aƩestaƟon de locaƟon ainsi que l’aƩestaƟon d’assurance en cas de contrôle.

Les sous-locations et les utilisations de prête-noms sont interdites. En cas de constatation de tels faits, le montant de la caution ne sera pas restitué et le preneur et l’utilisateur seront exclus de toutes réservations futures.

En période cyclonique, le preneur s’engage à rendre les lieux dès l’annonce de l’alerte orange pour cas de force majeur et à ne réclamer aucune indemnité outre le remboursement de la caution et du montant de la location.

En période de pandémie (dans la mesure où la locaƟon est maintenue), le preneur s’engage à respecter et à faire respecter par ses convives toutes les mesures et protocole sanitaires nécessaires en vigueur mis en place par la Ville de Saint-Benoît pour la sécurité de chacun (affichages par la ville des mesures et protocoles sanitaires dans la salle).
L’évènement organisé doit correspondre à l’objet menƟonné dans le contrat de location.

Les locations à caractère commercial sont interdites ainsi que les manifestations impliquant les jeux de hasard et d’argent (loto quine …).

Les locations à caractère religieux sont soumises aux lois et aux règlements en vigueur, dans le strict respect des principes de neutralité à l’égard des cultes et d’égalité. Ainsi, l’occupation gratuite de la salle communale, à des fins culturelles, ne pourra se faire que pour une durée limitée et de manière non exclusive.

Aux termes de l’article L.122-4 du Code de la Propriété intellectuelle, tout organisateur de manifestations faisant appel à des œuvres protégées est tenu de demander l’autorisation préalable des auteurs ou de leurs représentants. A cet effet, le preneur s’engage à contacter la Délégation Régionale de la Réunion pour plus de renseignements ([email protected]).

En fonction de la nature de l’évènement organisé, la présence d’un service de sécurité habilité pourra être exigée.
La salle des fêtes de la mairie annexe de Ste Anne étant par ailleurs située en cœur de quartier, aucune nuisance ne sera tolérée, vous devrez respecter le voisinage et ne pas perturber l’ordre public.

Les véhicules doivent être obligatoirement garés sur le parking de la mairie annexe et/ou aux abords autorisés. Ils seront tous sous la responsabilité des conducteurs, la ville de Saint-Benoît déclinera toute responsabilité en cas de dégradations.

La sonorisation ou autre diffuseur de musique seront limités. Aucun dispositif de sonorisation ne sera branché autrement que sur la prise prévue à cet effet. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage et aucune émergence sonore ne devra venir troubler la quiétude du voisinage.

L’arrêt de la sonorisation est fixé à une (1) heure du matin.

Aucune décoration ne sera fixée aux murs et plafonds en dehors des dispositifs prévus à cet effet (ne pas utiliser d’agrafes, de clous ou de scotch). Le preneur devra veiller à ce que les décors, notamment type tenture, soient non inflammables.
La vente d’alcool est interdite : toute consommation d’alcool et les comportements liés à l’alcool, dans la salle ainsi qu’aux abords, des personnes présentes lors de la location, sont sous l’entière responsabilité du preneur. La Ville de Saint-Benoît déclinera toute responsabilité en cas d’incident sur la voie publique lié à l’alcool ou aux produits illicites.
Le preneur devra formellement respecter et faire respecter l’interdiction de fumer dans la salle (décret 2006 – 1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif) sous peine de poursuites.
Il devra prévoir le savon pour le lavage des mains, le papier toilette ainsi que les essuies mains.

La fermeture de la salle est fixée à deux (2) heures du matin.

Tous les déchets, en respectant le tri sélectif, seront mis dans des sacs poubelles fermés et déposés dans les poubelles prévues ; les bouteilles en verre ne devront en aucun cas être mélangées aux déchets, elles seront déposées, par les soins du preneur, dans un container à verre.

Le non-respect de ces consignes peut entraîner l’encaissement de la caution le cas échéant.

Les clés vous seront remises sur site par le responsable de la salle après l’état des lieux entrant sur présentation de votre attestation de location.
Les clés devront être restituées au responsable de la salle au moment de l’état des lieux sortant.
La non-restitution des clés à l’horaire indiqué sur le contrat entraînera, une facturation à partir de la première heure du dépassement d’horaire.

En cas de perte des clés, leur remplacement sera facturé ; il en sera de même s’il est nécessaire de changer une ou plusieurs serrures ; dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après déduction des frais se rapportant à ces remplacements.

LE RANGEMENT DES TABLES ET CHAISES :
Les chaises devront être empilées et rangées à l’emplacement indiqué, conformément aux indications du responsable de la salle.
Les tables devront être pliées et stockées à l’emplacement indiqué, conformément aux indications du responsable de la salle.

LE NETTOYAGE :
Le preneur est en conséquence invité à laisser à son départ les lieux intérieurs et extérieurs dans des conditions décentes. Le nettoyage de la salle est à la charge du preneur.

Il devra :
- prévoir les produits et matériels d’entretien nécessaires ;
- ramasser les détritus y compris aux abords extérieurs de la salle ;
- nettoyer les sols et les sanitaires ;
- mettre les déchets ménagers et autres dans des sacs poubelles et dans les bacs qui sont à disposition
aux abords de la salle ;
- enlever toutes les décorations.

La perte du dépôt de garantie pourra être occasionnée par :
- le non-respect des consignes de nettoyage, de rangement et le non-respect de l’environnement ;
- les dépassements horaires (à partir de la première heure) ;
- les dégradations sur les locaux et les abords ;
- les dégradations ou pertes d’équipements.
La perte du dépôt de garantie sera proportionnelle à l’évaluation des dommages causés.

ETAT DES LIEUX :
Un état des lieux entrant et sortant sera établi contradictoirement, et en deux exemplaires, entre le preneur et le responsable de la salle.
Lors de cet état des lieux, le responsable de la salle fournira au preneur toutes les indications utiles pour l’utilisation, le nettoyage, le rangement du matériel et le fonctionnement des divers appareillages.

Le preneur est responsable des lieux à compter de la remise des clés, et jusqu’à la date de la remise des clés à la Ville de Saint-Benoît. Pendant cette période, il devra répondre de toutes les dégradations survenues dans les lieux loués ainsi que de la disparition des équipements mis à sa disposition.
Pour des raisons de sécurité, il est interdit de dépasser la capacité d’accueil déclarée lors de la signature du contrat de location. En cas de constat d’un écart entre ce nombre et le nombre de personnes effectivement présentes dans les locaux, le dépôt de garantie sera retenu dans son intégralité. Le preneur s’engage à laisser le libre accès à l’agent municipal pendant la réception pour l’exercice de ce
droit de contrôle.
Le preneur sera tenu pour seul responsable civilement et pécuniairement des accidents et incidents corporels, des infractions, des atteintes de toute nature aux personnes ou aux biens survenant du fait des participants à la manifestation dans l’enceinte ou à l’extérieur de la salle des fêtes.
Il sollicitera sa propre assurance ainsi que celle des personnes physiques qu’il représente.
Le preneur devra contracter une assurance et remettre une attestation de cette assurance obligatoirement lors de la signature du contrat.
Elle devra garantir des conséquences pécuniaires de sa responsabilité lui incombant à l’égard des tiers et des participants du fait de l’organisation de la manifestation, y compris les opérations de montage et de démontage des installations nécessaires à celle-ci, effectués pendant la durée de la mise à disposition du bâtiment.
Le preneur devra déclarer au plus tard sous 48 heures à l’assureur d’une part, à la Ville de Saint-Benoît d’autre part, tout sinistre quel qu’en soit l’importance, même s’il n’en résulte aucun dégât apparent.

Les tarifs de location et caution de la salle communale faisant l’objet du présent règlement sont arrêtés par délibération du Conseil Municipal. Ils sont susceptibles de révision à tout moment et sont non négociables.

La modification éventuelle des tarifs de location décidée par délibération du Conseil Municipal n’aura pas d’incidence sur les locations dont les contrats ont déjà été signés.

Les montants de la location et de la caution sont payables auprès de la Régie Principale d’avance et de recette désignée à cet effet. La Régie Principale est située au Service Funéraire de la Mairie de Saint-Benoît (adresse : 21 bis rue Georges Pompidou, 97 470 Saint-Benoît). Les jours d’encaissement sont du lundi au mercredi de 9h à 12h et de 13h30 à 15h30. Le paiement sera effectué en numéraires ou par carte bancaire, 15 jours au plus tard avant la date de la location (passé ce délai, la réservation sera automatiquement annulée).

La caution sera restituée après état des lieux sortant contradictoire de la salle.

En cas d’absence du preneur lors de l’état des lieux, les constatations faites par le responsable de la salle seront seules prises en considération et feront foi.

Prévention et conformité légale

Le preneur s'engage à respecter l'ensemble des normes de sécurité incendie en vigueur, notamment celles relatives aux bâtiments recevant du public (ERP). Le preneur devra s'assurer que les sorties de secours, les équipements de lutte contre l'incendie (extincteurs, alarmes, etc.), et les dispositifs de signalisation soient en bon état de fonctionnement pendant toute la durée de l'événement.

Dispositifs de sécurité incendie
Les dispositifs de sécurité incendie suivants sont mis à disposition par la commune :
o Extincteurs portatifs, placés à des points stratégiques dans la salle et à proximité des issues.
o Système d'alarme incendie fonctionnel, signalant toute détection de feu ou de fumée.
o Plan d'évacuation affiché dans des endroits visibles, indiquant les sorties de secours et les itinéraires d’évacuation.
Le preneur s'engage à ne pas obstruer les issues de secours, les équipements de sécurité incendie, ni à manipuler ces dispositifs sans autorisation préalable.

Procédure en cas d'incendie
En cas d'incendie ou de suspicion d'incendie, le preneur doit immédiatement :
o Alerter les pompiers en appelant le numéro d'urgence 18 ou 112.
o Activer l'alarme incendie si elle n'a pas déjà été déclenchée.
o Mettre en œuvre les procédures d'évacuation telles qu'indiquées sur le plan d'évacuation.
o Faire évacuer immédiatement la salle en suivant les instructions des autorités compétentes et en s'assurant que toutes les personnes présentes sont prises en charge.

Responsabilité en cas d’incident
Le preneur est responsable de toute négligence ayant conduit à un incendie ou à un incident lié à la sécurité incendie dans la salle de réception. En cas de sinistre, le preneur devra couvrir les frais de réparation des dommages causés à la propriété de la commune et indemnisera toute victime de l'incident, en fonction des responsabilités établies.

VérificaƟons préalables
Le preneur devra s'assurer que l'ensemble des équipements de sécurité incendie sont en place et fonctionnels au début de l'événement. Un contrôle pourra être effectué en amont par la commune ou son représentant, et toute défaillance devra être corrigée avant le début de la location.

Le règlement sera affiché dans la salle des fêtes. Il pourra être modifié sur décision du Conseil Municipal. Il prend effet dès sa publication.
Le présent règlement intérieur sera assorti d’un contrat de location déterminant les conditions personnelles de cette mise à disposition.

Téléchargez le contrat de location

Téléchargez la délibération du conseil municipal fixant les tarifs de location de la salle des fêtes